Ce billet fait suite à celui intitulé "Phase de préparation d'un projet".
Pour rappel, l'étude de cas est le suivant:
La société X a décidé de lancer un projet de refonte de son système d'information. L'actuel SI est de type BEST OF BREED (chaque domaine de gestion est couvert par un outil spécifique). Plusieurs briques logicielles sont obsolètes, d'autre part l'organisation de l'entreprise a fortement évolué. Dans ce cadre, la direction souhaite une étude d'opportunité pour la mise en place d'un progiciel intégré (ERP).

Description de la démarche
La phase de conception consiste pour la maîtrise d'ouvrage a exprimer son besoin à la maîtrise d'oeuvre. Cette phase est essentielle car les documents qui en seront issus permettront de paramétrer la solution dans l'outil et d'indentifier les développements (spécifiques, formulaires ...) ainsi que les interfaces avec d'autres éléments constituant le SI.

Comment cela se passe t'il?
Des groupes de travail se mettent en oeuvre par domaine d'activité (comptabilité, contrôle de gestion, ventes ...). Ces groupes sont composés du responsable de domaine, des utilisateurs clefs ainsi que des consultants experts dans le domaine SAP. Ce sont ces derniers qui pilotent les réunions et qui définissent les ordres du jour (en accord avec le responsable de domaine).
Pour étayer mes propos, nous pouvons prendre en exemple quelques réunions du domaine achat. Dans le cadre d'un projet SAP, les premières réunions sont dédiées à la description de l'organisation de la société. En effet cette définition est structurante pour le progiciel. On va donc rattacher l'organisation de l'entreprise à des éléments SAP comme les 'divisions', les 'magasins', 'l'organisation d'achat', les 'groupes d'acheteurs' ...
Par la suite, nous allons nous intéresser aux données de base, particulièrement les 'articles' dans le cas mentionné. On retrouve alors différents types d'articles (matières premières, produits semi finis ...), des informations pour les achats et la gestion des stocks ... Au delà des articles, des réunions porteront sur les fournisseurs.
Les réunions suivantes porteront,elles, sur les flux achats (conditions d'achats, stocks des pièces détachées).
A l'issue de ces réunions, l'intégrateur fournira pour chaque de domaine de gestion un dossier de conception.

Ce dossier reprendra :

  • les structures organisationnelles
  • les données de base
  • les différents flux
  • les formulaires identifiés (typiquement une commande d'achat)
  • les reprises de données (quelles sont les données que je dois récupérer de ou des anciens systèmes et que je dois injecter dans le nouveau)
  • les interfaces (développements qui permettent de faire passer des données d'une application vers une autre)
  • liste des écarts (généralement la prestation est au forfait sur base d'un cahier des charges, ce qui est souhaité et non prévu dans le cahier des charges aura un coût supplémentaire)


La signature de ces documents est un jalon contractuel fort puisque c'est sur cette base que la phase de réalisation va se dérouler.

Pour aller sur la phase précédente (phase de préparation), cliquer sur ce lien

Pour aller sur la phase suivante (la phase de réalisation n'étant pas décrite, nous parlons ici de la phase de recette), cliquer sur ce lien