Ce billet fait suite à celui intitulé "Phase de faisabilité d'un projet".
Pour rappel, l'étude de cas est le suivant:
La société X a décidé de lancer un projet de refonte de son système d'information. L'actuel SI est de type BEST OF BREED (chaque domaine de gestion est couvert par un outil spécifique). Plusieurs briques logicielles sont obsolètes, d'autre part l'organisation de l'entreprise a fortement évolué. Dans ce cadre, la direction souhaite une étude d'opportunité pour la mise en place d'un progiciel intégré (ERP).

Description de la démarche
Avant de lancer le projet et de commencer la phase de conception, la société X travaille, notamment avec son intégrateur, sur quelques éléments préparatoires.
Généralement les points traités sont les suivants:

  • Finalisation de l'équipe projet (ressources internes / externes)
  • Finalisation du planning (macro planning & planning détaillé de la phase de conception)
  • Plan d'assurance qualité du projet
  • Gouvernance du projet (qui fait quoi, les différents types de comités de suivi)
  • Préparation de la réunion de lancement

Je vous propose d'étayer un peu ces différents points.

Equipe projet
Vous trouverez ci dessous une illustration d'organisation d'équipe projet. J'attire votre attention sur les chantiers transverses : paysage technique / migration des données du ou des systèmes existants vers le système cible / la gestion du changement. En effet, on a tendance à se focaliser sur l'intégration et oublier ou plutôt sous-estimer ces chantiers transverses. D'autre part, il manque à mon schéma un rôle important : celui d'intégration fonctionnelle. En effet, aussi paradoxal que cela puisse paraître, les projets d'ERP (et notamment SAP) se travaillent généralement par "module fonctionnel". Il est donc impératif de nommer une personne qui aura pour rôle de s'assurer que les différents modules vont communiquer correctement entre eux (sous peine de s'en apercevoir seulement pendant la période des tests ...). Un dernier point important : la charge de travail pour l'équipe projet. Il ne faut pas se leurrer, la mise en place d'un ERP est très chronophage. Il faut compter un 3/5 du temps pour les équipes internes et ce tout au long du projet.

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Planning
A ce stade, un macro planning doit être défini. Il reprend les différentes phases dans le temps. Il prend en compte la stratégie de déploiement du projet. Sur ce type de dossier (mise en oeuvre de pratiquement tous les domaines de gestion de l'entreprise), nous sommes sur une durée de l'ordre de 18 mois.
D'autre part, un planning détaillé de la première phase (conception) doit être rédigé (les différents ateliers de travail doivent donc être programmés).
N'oubliez pas que les ressources internes que vous allez utiliser ne seront pas toutes à 100% sur le projet, il faut donc pouvoir planifier leurs tâches détaillées à l'avance.

Plan assurance qualité
Généralement le plan d'assurance qualité décrit les règles du jeu entre l'intégrateur et son client. Vous retrouverez donc la gouvernance du projet, le temps de validation pour les livrables, ...

Gouvernance du projet
Par gouvernance on entend principalement : qui fait quoi et comment. Dans ce type de projet vous entendrez parler de maîtrise d'ouvrage et de maîtrise d'oeuvre. Le premier étant le propriétaire du système, le deuxième étant celui qui va le construire.
On retrouve plusieurs rôles. Je vais citer les principaux sans les détailler : sponsor, directeur ou chef de projet, responsable de domaine (ou sa version anglaise : business owner), utilisateur clef (ou key user), consultant ... Très souvent l'équipe maîtrise d'ouvrage à une organisation miroir à celle de la maîtrise d'oeuvre.
Au delà des rôles de chacun, des comités qui ont une vocation de suivi du projet se mettent en oeuvre. On retrouve alors des comités stratégiques, des comités de pilotage et des comités de projet. Le plus opérationnel étant le comité de projet.

Réunion de lancement
La réunion de lancement ou kickoff est une étape importante. En effet, elle mobilise les différents acteurs du projet ainsi que le management de l'entreprise. Son objectif, au delà du simple fait d'indiquer que le projet démarre, est d'expliquer à tous les objectifs du projet, son organisation, son planning. C'est un moment phare pour exprimer que ce projet est important pour l'entreprise et qu'il faut donc le considérer comme tel.

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